Informes y estudios

Apenas un tercio de las empresas españolas dispone de soluciones de control de gastos de viajes adaptadas a móvil

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Sarce, desarrollador de software con más de 38 años de experiencia en el entorno de las TIC, vinculado particularmente a la gestión de los procesos asociados al business travel, presenta su primer informe realizado en España. En este Barómetro 2015 las empresas encuestadas dejan claro que el control de gastos debe tenerse en cuenta no sólo en tiempos de recesión sino que se trata de una estrategia financiera orientada a lograr el mayor beneficio posible. Y en ese control de gastos se incluye de manera notable, todos los relacionados con los gastos de viaje.

Un 60% de las empresas asegura que su sistema de control es claramente mejorable, lo que verifica la necesidad de elevar sus sistemas de control sobre estos gastos. Este dato viene a confirmar que poco más de la mitad de las empresas tiene alguna solución para el control de gastos en viajes y notas de gastos. En este sentido, las empresas optan por soluciones estándar para abordar la complejidad de su organización o sector y cubrir sus necesidades de gestión. Un aspecto importante a destacar es que sólo el 33,5% de las herramientas utilizadas están adaptadas a dispositivos móviles, lo que ralentiza y dificulta la gestión en tiempo real para una gran mayoría.

Agilidad, seguridad y reducción de costes, principales ventajas
En cuanto a las ventajas que ofrecen las soluciones de gestión de viajes y notas de gastos, destacan por encima del resto la gestión sencilla de las notas de gastos (48%) y la autorización de viajes (37%). Por detrás, con un 11% destaca la contabilidad analítica por proyec­tos o clientes, y con un 4% la liquidación de las notas de gastos.

Identificar y reducir costes de forma eficaz y sostenible es objetivo de cualquier empresa para ser más rentables, sin poner en compromiso la competitividad futura. Una manera simple de reducir costes es optimizar los procesos de gestión, y las soluciones para la gestión de los viajes y notas de gastos sin duda lo son, no sólo porque permiten un ahorro de costes sino porque también reducen el tiempo empleado.

Y así lo pone de manifiesto el 77% de las encuestadas, que señalan como factor clave para el uso de estas aplicaciones, el ahorro significativo de costes. Para un 83% es de vital importancia el control y la gestión de gastos de viajes y notas de gastos, debido al sector en el que desarrollan su actividad económica. Por tanto, existe una relación causal entre el uso de herramientas que permitan la gestión de los gastos de viaje y el sector en el que se desenvuelve la empresa.

En este sentido, cabe destacar que el 56% opina que la utilización de soluciones facilita la autorización de los viajes. En cuanto a la gestión y el control de anticipos, el 69% de las empresas manifiesta no realizarla de forma automática, sino estudiar caso por caso. Sin embargo, un 78% manifiesta como principal razón para escoger un aplicativo, la gestión sencilla de las notas de gastos. Esta sencillez implica un menor coste de gestión de los gastos y un menor tiempo empleado en la misma.

Cerca del 50% considera como positivo o muy positivo la capacidad de distribuir los gastos por proyectos y clientes, al utilizar una solución de gestión de gastos. También y para el mismo porcentaje, es importante el cálculo del IVA recuperable y no recuperable según la normativa vigente, lo que facilita a nivel contable obtener la información de forma sencilla y segura.

Para un 78% trabajar con soluciones de gestión de gastos de viaje permite controlar el techo de gastos de una forma fehaciente y exacta, permitiendo, hasta en el 74% de los casos, la liquidación automática de las notas de gastos por el procedimiento que la organización tenga estipulado, en su mayoría por transferencia bancaria.

Por otra parte, una gran mayoría de las empresas, el 90%, dedica esfuerzos a que sus empleados tengan claras las reglas del travel policy, frente a sólo un 10% que no lo hace. El 54% de las empresas encuestadas considera necesaria la utilización de soluciones especializadas que permitan la gestión y control de las notas de gastos y de los gastos de viaje.