Informes y estudios

El 50% de las reuniones corporativas son simples

Según un nuevo estudio realizado por Global Business Travel Association (GBTA) en colaboración con HRS, el 50% de las reuniones corporativas a nivel mundial (el 58% en Europa y el 49% en Estados Unidos) son reuniones simples.

Este estudio, el primero de su tipo, se centra exclusivamente en la gestión de reuniones simples, que son pequeñas reuniones con requisitos básicos y replicables. Por primera vez, se encuestó a los miembros de GBTA y de Meeting Professionals International (MPI) para el mismo estudio a fin de proporcionar perspectivas tanto de compradores de viajes como de planificadores de reuniones.

El 52% de las empresas reserva sus reuniones simples fuera de los canales de reuniones «administradas» y el 70% de los encuestados no siguen un proceso de licitación obligatorio para reservar reuniones sencillas. En cuanto a los lugares elegidos, las empresas no usan una solución de reuniones simple, el 77% busca hoteles o lugares exclusivamente a través de canales de consumidores. Cuando las empresas tienen una solución, el 72% de los planificadores prefieren usarla para planificar y reservar reuniones sencillas.

Siguiendo con los datos del estudio de GBTA y HRS, el 52% de las empresas no tiene una tecnología de RFP-e para reuniones simples y no tienen planes para adquirir una. «Esta investigación nos muestra con datos algo que la industria sospecha desde hace tiempo», comenta Jessica Collison, directora de investigación de GBTA. «Las reuniones simples representan importantes gastos dentro de las empresas. Sin embargo, son administradas de manera muy flexible, lo que puede suponer un coste para las empresas en lo que se refiere al resultado final, la satisfacción de las reuniones y el cumplimiento del deber».

Reservas
Al reservar reuniones sencillas, la mayoría de los encuestados suelen usar canales de consumidores, como llamar a un hotel o visitar el sitio web de un evento y/o un sitio web de viajes de consumidores. Muchos dependen exclusivamente de los canales de consumo y solo el 30% de los encuestados asegura que su empresa tiene un proceso de licitación obligatorio para reuniones simples.

Al usar canales de consumidores o seguir políticas informales, es difícil usar tarifas grupales negociadas, hacer comparaciones homogéneas, verificar la seguridad de los lugares y garantizar el cumplimiento de las políticas internas. El uso del canal del consumidor también elimina esencialmente la posibilidad de obtener tarifas más bajas u otras comodidades que podrían obtenerse con el volumen de reservas de hoteles de una empresa.

«Los planificadores de reuniones anticipan un crecimiento de casi 4% en el próximo año, por lo que la dura realidad que revela esta encuesta pone de relieve la urgencia que deben tener las empresas cuando se trata de mejorar la gestión de reuniones simples», asegura Abbie Michaelson, vicepresidente de Reuniones y Grupos de HRS. «Las métricas de fuera de proceso para la comparación de compras, reservas y lugares provocarían alarmas en otras áreas de compras corporativas. Con estos hallazgos, los responsables de las reuniones ahora tienen la información para implementar cambios medibles en esta categoría».

Procesos y medición
Solo uno de cada cinco de los encuestados usa una plataforma de RFP-e para reuniones simples. Estas plataformas permiten a las empresas solicitar y comparar ofertas para sus reuniones. En Estados Unidos, los planificadores de reuniones (35%) son más propensos que los compradores de viajes (19%) a utilizar una herramienta de RFP-e para reuniones sencillas.

Solo un cuarto (28%) de los encuestados tiene KPI establecidos cuando se trata de medir reuniones simples y el valor que crean, aunque esa cifra es mucho más alta para América Latina (38%) que en América del Norte (20%) o Europa ( 21%). En Estados Unidos, los planificadores de reuniones (31%) tienen muchas más probabilidades que los compradores de viajes (4%) de tener KPI establecidos.

Los encuestados clasificaron encontrar el lugar correcto (73%), maximizar el presupuesto y conseguir ahorro (64%) y el cumplimiento de la política de la empresa (40%) como los factores más importantes a la hora de reservar y administrar reuniones simples. «Para una categoría que representa millones en gastos corporativos cada año, las reuniones simples generalmente se escapan del nivel de control que se otorga a otros gastos», afirma Bernie Schraer, vicepresidente sénior de MPI. «Este informe, con su profundidad de métricas y visión del proceso, ofrece a los gerentes de adquisiciones, planificadores de eventos y otras personas una imagen fiel de la realidad actual. También arroja luz sobre las prioridades que los planificadores deberían considerar a medida que mejoran sus respectivos programas de reuniones simples”.