Informes y estudios

La gestión del riesgo en viajes, asignatura pendiente de las empresas españolas

Marcel Forns, director general de Gebta España

Gebta España, referente de los viajes corporativos en España, ha presentado las conclusiones del I Estudio Gestión y seguridad en los viajes de empresa en España realizado con la colaboración de Aon y Healix cuya principal conclusión es que resulta más necesario que nunca que las corporaciones dispongan de políticas viajes claras y adaptadas a los actuales escenarios, en materia de seguridad y asistencia, habida cuenta del elevado dinamismo y nivel de internacionalización de la empresa española, así como de un contexto global más inestable. Los datos obtenidos por Gebta ponen de manifiesto que el 55% de las compañías tendría pendiente el definir y escribir una política de seguridad para sus viajes corporativos. La conveniencia de optar por este tipo de medidas no deriva únicamente de razones coyunturales, sino que tiene también fundamentos legales, en la medida en la que el deber de protección del empleador se extiende a sus empleados cuando éstos trabajan, residen (en el extranjero) o viajan en el marco de sus responsabilidades laborales. La implementación de políticas de viaje que incorporen las mejores prácticas en materia de seguridad es indispensable, si queremos minimizar las incidencias que todo viaje y desplazamiento llevan asociados, ser consistentes con las políticas de RSC, así como evitar tener que correr con gastos derivados de indemnizaciones, reclamaciones o sanciones de tipo legal.

Estudio transversal

Los viajes de negocio son una actividad transversal dado que tienen impacto en la práctica totalidad de las áreas de las organizaciones. En los últimos años, sin embargo, la responsabilidad última en materia de políticas de viajes ha recaído principalmente en los departamentos de finanzas y de compras, que han aportado a las políticas corporativas un claro sesgo económico, asociado fundamentalmente a la obtención de ahorros. Entre otros aspectos, el estudio de Gebta ha querido evaluar en qué medida la concentración de la gestión de los viajes de empresa en determinadas áreas económicas impulsada por la crisis, que en España representaría de media más del 40% según ha reflejado el estudio, ha desplazado la influencia a los departamentos de RR.HH. y, en su caso, qué consecuencias ha podido comportar desde la óptica de la seguridad y asistencia en los viajes de los empleados.

El I Estudio Gestión y seguridad en los viajes de empresa en España realizado recoge los resultados de un complejo informe cualitativo realizado en profundidad y obtenido a partir de una muestra representativa de pequeñas, medianas y grandes empresas españolas (más de 100), con el doble objetivo de comprobar el grado de conocimiento y desarrollo de políticas y protocolos de seguridad en viajes de negocio, a la vez que para identificar posibles áreas de mejora susceptibles de aplicarse de modo generalizado en el mercado. El estudio de Gebta aporta una metodología específica en su enfoque puesto que ha analizado la empresa de modo global, debido a la transversalidad nativa del viaje, a diferencia de otros informes sobre esta materia. Entre otros puntos, se observa que el 61% de las empresas no tiene un sistema de alertas actualizados para detectar problemas del empleado en el territorio que se encuentre o que únicamente el 41% contemplan en su política de seguridad disposiciones sobre la repatriación de los viajeros y que el 54% de las empresas no disponen de planes de crisis o de emergencia ante accidentes, secuestros, fallecimientos, etc., de sus empleados.

Conclusiones y áreas de mejora

 A la luz de los resultados obtenidos en el I Estudio Gestión y seguridad en los viajes de empresa en España, Gebta extrae una serie de conclusiones y áreas de mejora, cuyo objetivo final no es otro que la incorporación en la política de viajes de un conjunto claro y escrito de normas y protocolos de seguridad, que las empresas deben revisar y actualizar periódicamente y en cuya elaboración y diseño resulta recomendable la intervención de los Departamentos de RR.HH.

Entre las áreas de mejora, Gebta destaca la necesidad de ampliar el conocimiento del alcance y consecuencias del deber de protección de los viajeros, por parte del empleador, el aseguramiento de la trazabilidad de los viajeros, vinculada con la creciente movilidad y complejidad de los viajes, la adaptación de los seguros, coberturas y niveles de asistencia aplicables en cada caso, a la casuística de cada organización, o la aplicación de normativas internacionales, como consecuencia de los países de destino de los viajeros.

La crisis confirmó que los viajes, para ser de negocio, han de ser rentables de ahí la importancia de los departamentos económico-financieros que permiten mantener esa rentabilidad y continuidad de los viajes. Éste rasgo ha venido para quedarse y no debería perderse. El reto que enfrentan las organizaciones es el saber integrar la especificidad aportada por cada departamento para poder desarrollar una “gestión integral” de los viajeros. Desde la perspectiva que nos ocupa, esta afirmación se traduce en la conveniencia de dotar a las políticas de viajes de un tratamiento y una visión más global y participativa, con el objeto de eliminar eventuales vacíos o solapamientos competenciales en la gestión de los viajeros y asegurar las mejores prácticas posibles en materia de seguridad y asistencia. Sin duda este reto también es una nueva competencia y que debe ser tutelada por la dirección general de la compañía.