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Las empresas pueden ahorrar hasta un 23% con la implementación de una política corporativa de viajes

Barceló Sants

Amadeus, proveedor de tecnología de referencia para el sector del viaje, ha realizado, en colaboración con la consultora Hermes Management Consulting, el estudio Gestión de viajes corporativos en Europa occidental: oportunidades y retos, que desvela cómo las empresas podrían reducir los gastos directos e indirectos atribuibles a los viajes corporativos y el tiempo asociado a su gestión, además de identificar las principales oportunidades de ahorro.

Según datos del sector, en 2011, los viajes de negocios supusieron en Europa Occidental casi 200.000 millones de euros. Un 70% de esta inversión se concentró en Alemania, Inglaterra, Francia, Italia y España. En la mayoría de estos países, el tráfico doméstico acapara más del 60% del presupuesto en viajes corporativos. En concreto, España destinó 14.800 millones de euros a viajes de negocios en 2011, de los cuales 11,2 millones de euros (el 77%) se destinaron a viajes dentro de España, mientras que el 23% –3,6 millones de euros– se empleó en viajes internacionales (la cifra más baja en comparación con el resto de países incluidos en el estudio).

Principales costes de un viaje de negocios

Según el estudio, el 80% de los gastos relacionados con los viajes los generan nada más que el 16% de los ejecutivos. De los gastos directos, principalmente traslados y alojamiento, un promedio del 70% se corresponde con los billetes de avión (un 18% de los cuales se realiza en aerolíneas low cost), un 23% se emplea en hoteles y el 2% en concepto de service fee a la agencia; el 7% restante se atribuye a otros proveedores (taxis, tren, alquiler de coches, etc.) y operaciones relacionadas. En cuanto a los gastos indirectos, el 82% de los gastos provienen de las tareas rutinarias que conlleva la reserva de un viaje, la gestión de las facturas, el seguimiento de los gastos o la elaboración de informes.

El estudio refleja que las prioridades y necesidades tanto de los travel managers como de los departamentos de gestión de viajes han cambiado radicalmente, y con ellos el papel de la agencias de viajes especializadas en business travel.

La mayoría de los profesionales consultados resaltan, como sus principales carencias en la gestión de viajes, la ausencia de herramientas para el análisis de la información y la dificultad para determinar y/o implantar una política de viajes entre los empleados de la empresa.

En la actualidad, la “habilidad para cumplir con el presupuesto destinado por la empresa para el gasto en viajes” aparece como el principal desafío para los travel managers, por detrás de “la capacidad de negociación con los proveedores” (la obtención de las mejoras tarifas sigue siendo, como es lógico, un factor importante, pero ha dejado de ser la principal fuente de ahorro en materia de viajes corporativos).

En todo caso, la necesidad de incrementar el ahorro (antes, durante y después del viaje) y lograr una mayor eficiencia en la estructura de costes implica, además de negociar con los proveedores, elegir las tarifas más baratas, emplear métodos de control de las facturas y adoptar herramientas de autorreserva on line, que hacen posible el seguimiento y cumplimiento de la política de viajes de la compañía.

En concreto, el uso de herramientas de autorreserva permite, entre otras ventajas, reducir el promedio del service fee por transacción (ya que es más barato efectuar la reserva de manera on line que off line); favorecer el control de los gastos y su integración con las herramientas de monitorización; facilitar la negociación con los proveedores (ya que la herramienta de autorreserva aglutina gran cantidad de información procedente de varias fuentes); reducir la carga administrativa relativa a la gestión y consolidación de facturas; mejorar la seguridad y protección de los empleados (ya que permite su rápida localización) o suministrar información actualizada sobre el perfil de los viajeros al departamento de Recursos Humanos.