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Los principios de la economía colaborativa abren nuevas posibilidades para los viajes de negocio

Amadeus España, filial de Amadeus y proveedor de tecnología de referencia para el sector del viaje en nuestro país, y Forum Business Travel, plataforma de formación, comunicación y relación para gestores de viajes de empresa, agentes de viajes especializados y proveedores de turismo de negocios, han elaborado un estudio sobre las últimas tendencias en tecnología para el business travel que ha sido presentado esta mañana en Barcelona.

Las 10+1 caras del viajero de negocios tecnológico se basa en un trabajo de análisis que cuenta con la participación de expertos internacionales y viajeros frecuentes. Entre sus muchas conclusiones, el informe señala que la aplicación de los principios de la economía colaborativa al ámbito de los desplazamientos corporativos abre nuevas posibilidades de optimización de recursos en la gestión del viaje.

El informe sobre tecnología aplicada al viaje de negocios, elaborado por Forum Business Travel por encargo de Amadeus España, pone en relieve la popularidad creciente de las herramientas que hacen de los desplazamientos profesionales «una experiencia más agradable, sencilla y segura», según se explica en el prólogo.

Basándose en las entrevistas realizadas a un representativo panel de expertos internacionales del sector, en la vivencia personal aportada por viajeros frecuentes de empresas con presencia en España y en el conocimiento desarrollado por los últimos estudios de referencia de ámbito global, el informe desvela las claves de los movimientos que está realizando la industria para acercar la innovación al usuario final.

Desde este enfoque, específicamente orientado hacia la percepción del viajero, el estudio indaga en los segmentos y proveedores que están proponiendo soluciones más avanzadas, en el papel que van a desarrollar las empresas en la formación tecnológica de sus empleados, en la evolución de los canales de venta y en el significado de la aparición de modelos de distribución disruptivos en el mercado, como es el caso del consumo colaborativo, entre otros muchos aspectos.

El estudio se ha presentado en el hotel NH Collection Constanza de Barcelona con las intervenciones de Íñigo García-Aranda, director de Marketing de Amadeus España; Óscar García, socio fundador de Forum Business Travel; Cristina Badía, técnico de Servicios de Abertis, y los expertos en viajes de empresa Pilar Navas y José Montes Cabello.

Según comentó García-Aranda, «en la gestión de viajes hay que tener en cuenta todo el proceso, desde el principio hasta el fin, y los gastos que van aparejados en cada momento. El viajero está deseoso de gestionar su propio viaje, con sus propias herramientas, y las empresas tienen que facilitarlo».

Por su parte, Óscar García destacó que «un viajero estresado es menos productivo, por lo que su seguridad y confort es ahora más prioritaria para el travel manager. La tecnología brinda muchas herramientas para ello, desde la reducción de tiempos de espera en los aeropuertos, hasta el rastreo de equipajes cuando se producen pérdidas o las aplicaciones de geolocalización en caso de incidentes».

Los expertos recomendaron también prudencia a las empresas a la hora de incorporar tecnología a sus programas de viajes. Para Pilar Navas, «las empresas deberían hacer una selección de soluciones y herramientas y facilitar paquetes integrados de soluciones, sobre todo para no saturar los dispositivos». Cristina Badía, por su parte, señaló que «la información compartida es muy valiosa y las plataformas de intercambio de opiniones y experiencias entre viajeros ayudan a mejorar la política de viajes».

Por último, José Montes Cabello, indicó que “cada empresa marca sus estándares tecnológicos, pero cada viajero también lleva sus propias aplicaciones”.

Conclusiones del estudio

Según los expertos, el segmento hotelero y el aéreo son los que más están despuntando tecnológicamente con la puesta en marcha de innovaciones que mejoran la experiencia del usuario. Asimismo, el boom de aplicaciones está en proceso de someterse a una “selección natural” para consolidar las más eficientes y encontrar acomodo en plataformas integradas. Además, las empresas tienen ante sí el reto de generar o proveer a sus viajeros frecuentes de tecnología de utilización muy sencilla para conseguir altos índices de adopción. Asimismo, las prioridades tecnológicas de las empresas incluyen la extensión del pago electrónico, la gestión de seguridad durante el viaje, el control de gastos extras y servicios complementarios, la prolongación de las herramientas de autorreserva hasta los dispositivos móviles y la automatización de procesos de petición de condiciones a los proveedores. Por último, los expertos creen que se incrementará la competencia entre los canales de venta tradicionales y los alternativos, desde los metabuscadores hasta el consumo colaborativo, que procuran una mayor proximidad con el viajero de negocios.

Para los viajeros, las empresas están abiertas a que sus empleados viajeros utilicen aplicaciones móviles de su elección para facilitar sus desplazamientos. Además, la información que brindan las empresas suele reducirse al itinerario, los servicios contratados y las alertas de seguridad. Asimismo, los viajeros requieren más recomendaciones sobre el destino y herramientas para compartir experiencias e información, así como acceso Wi Fi gratuito y universal. Además, la interacción con los compañeros suele ser informal y a través de canales cotidianos. La penetración de las redes sociales corporativas es aún escasa. Por último, los viajeros no se sienten saturados por la tecnología porque hacen un uso equilibrado de las soluciones y aplicaciones a su alcance.

Tendencias: Las 10+1 caras del viajero de negocios tecnológico

1. El traveler manager: el travel manager se coloca en la piel del viajero, adquiere mayor compromiso para garantizar la seguridad y confort de este, y favorece la comunicación bidireccional, aprovechando su experiencia para mejorar la política de viajes de la compañía.

2. Siempre on line: el uso de dispositivos inteligentes se generaliza y la conectividad continuada avanza imparable al tiempo que las barreras fronterizas y las tarifas de los operadores de telefonía móvil van cayendo.

3. Barreras fuera: la creciente accesibilidad de la tecnología permite su penetración en todas las capas de la plantilla, mientras el conocimiento adquirido en el turismo vacacional mejora la gestión del viaje corporativo.

4. One-stop shop: las soluciones disponibles para los viajes corporativos tienden a agrupar servicios de valor en plataformas únicas o integradas que ofrecen continuidad en diferentes canales y dispositivos de acceso.

5. Abajo el estrés: la innovación dirigida al viajero frecuente sitúa su punto de mira en la sencillez y rapidez de los procesos y en la protección frente a incidencias para generar experiencias positivas que mejoren su productividad.

6. Mano de sastre: la gestión analítica de grandes cantidades de datos obtenidos de las más diversas fuentes adapta la oferta de productos y servicios a las necesidades del viajero de forma automatizada.

7. Sin dinero, sin papeles: la digitalización de transacciones económicas y documentos incrementa la seguridad ante posibles robos o extravíos y multiplica las posibilidades de procesamiento, gestión, análisis y control administrativo.

8. Move your body: la tecnología se lleva puesta y es capaz de interactuar con el ser humano en nuevos niveles sensoriales.

9. Todos para uno: la aplicación de los principios de la economía colaborativa (sharing economy) al ámbito de los desplazamientos corporativos abre nuevas posibilidades de optimización de recursos en la gestión del viaje end-to-end, es decir, desde el momento en que surge la necesidad de la reunión hasta el postviaje, cuando el viajero hace, por ejemplo, el reporte de los gastos.

10. Ocio y negocio: las aplicaciones permiten al viajero de negocios aprovechar el tiempo libre en actividades lúdicas, de forma individual o con otros viajeros en sus mismas circunstancias, así como mantener una fluida comunicación con casa.

10 +1. Epílogo, digital detox: la administración equilibrada de tecnología y los momentos de desconexión tienen por objeto a evitar la saturación o el estrés del viajero.