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OPC Catalunya propone crear un documento de consenso para gestionar de manera más eficiente las ‘room nights’

El evento ha analizado retos como garantizar la sostenibilidad de las reuniones y eventos profesionales y la gestión del alojamiento de los visitantes.

OPC Catalunya ha lanzado la propuesta de crear un documento de consenso y buenas prácticas que permita gestionar mejor la problemática de las room nights durante la organización de eventos profesionales.

Esta sugerencia ha sido una de las conclusiones de la tradicional jornada técnica anual celebrada en Barcelona, que ha reunido a más de 80 profesionales del sector MICE.

Este protocolo de mínimos sería el resultado de un grupo de trabajo integrado por las OPC’s y el sector hotelero, con la opción de integrar a los convention bureaux como nexo de unión entre ambos para el desarrollo de un documento de intenciones.

Las conclusiones relativas al acceso a las habitaciones también han incluido:

1-. Han de tenerse en cuenta las circunstancias específicas y temporales, el modelo de negocio y las dimensiones de cada hotel.

2-. Las OPC’s tienen que ser transparentes y comprometerse con unas peticiones que sean coherentes con la dimensión del evento.

3-. Acordar una política razonable en lo que respecta a los depósitos de reserva por parte del hotel y en concreto delimitar a qué partidas del presupuesto afectaría: salas, FB, habitaciones. Este es un requisito que OPC Catalunya considera muy importante en base a disponer de ciertas condiciones especiales por parte del hotel comparadas con las que dicho hotel puede aplicar a un evento MICE internacional, a cuya agencia no conoce ni ha sido un cliente fiel y habitual del establecimiento.

4-. Por parte del sector hotelero, se planteó la posibilidad de realizar alguna reunión puntual entre OPC, Hotel y Cliente final previo a la organización del evento para comentar y razonar las condiciones políticas de reserva aplicadas en el establecimiento correspondiente.

Estas iniciativas han surgido durante la mesa redonda Garantizar habitaciones: ¿condición sine qua non para contratar salas? Buscando fórmulas de consenso.

En su intervención, Cristoph Tessmar, director del Barcelona Convention Bureau, ha afirmado que vincular la reserva de una sala para un evento local a un compromiso mínimo de un número de habitaciones puede ser contraproducente, ya que el propio hotel corre el riesgo de perder para siempre un gran cliente.

Por su parate, Meritxell Miró, director of sales corporate & MICE Eastern Spain de Meliá Hotels International, ha apuntado que la disponibilidad de una sala para eventos depende de muchos factores, entre ellos la temporalidad, es decir, la coyuntura por la que atraviesa el hotel en el momento de la reserva.

Juan Pablo Hernanz, director nacional de ventas de Marriott Auditorium Hotel & Conference Center (Madrid), ha comentado que una solución que se está planteando desde el Madrid Convention Bureau consiste en ofrecer opciones y packs para deslocalizar los eventos nacionales, que tradicionalmente se quieren organizar en Barcelona y Madrid, hacia las áreas metropolitanas de dichas provincias, dando ejemplos como Alcalá, Aranjuez o Sitges.

Finalmente Guillem Torres, director de Torres Pardo SL y presidente de OPC CAT, ha apuntado que el problema afecta sobre todo a los eventos organizados por empresas locales en Madrid y Barcelona, ciudades con una grandísima demanda MICE Internacional, por lo que el sector hotelero siempre solicita un bloqueo de habitaciones, en muchas ocasiones bastante alto, y que los eventos internacionales aceptan.

Pero las empresas locales para eventos locales se pueden encontrar en una situación de desventaja, OPCs que de hecho son y han sido partners fieles de dichos hoteles durante mucho tiempo, pero no pueden garantizar un bloqueo alto de habitaciones para un evento local. E incluso se llega a desestimar aplicar un minimum revenue en base a un gasto alto en FB porque alojamiento es el margen más amplio de negocio para el Hotel y ésta es su condición sine qua non.

En resumen, es obligado iniciar un acercamiento entre OPC’s locales y los hoteles MICE más representativos, ideal bajo el paraguas de los convention bureaux respectivos, para plantear los posibles escenarios de futuro e intentar aplicar un proceso que cumpla las expectativas y necesidades que todas las partes: hoteles y OPC’s.

Sostenibilidad y greenwashing

Con anterioridad, la primera mesa redonda Más allá del greenwashing. Herramientas para lograr la sostenibilidad ha sido moderada por Rafel Peris, CEO de Grup RIC y tesorero de OPC CAT.
Déborah Chicote, Business Development – Corporate Catalunya Convention Bureau (CCB), ha explicado en qué consisten las 4 herramientas gratuitas creadas por CCB que ayudan a medir las acciones implementadas para favorecer la sostenibilidad de las reuniones y eventos.
Las herramientas son: guía para organizar eventos sostenibles; checklist de la sostenibilidad; calculadora de la sostenibilidad de los eventos, y guía de compensación de emisiones GEI.

Próximamente estará disponible la versión app y se realizarán formaciones al sector para saber cómo utilizar estas herramientas en profundidad.

Chicote ha recordado que el respeto por el medio ambiente ya es uno de los requisitos obligatorios incluidos en la licitación del cliente final para organizar los eventos.

Presentación de soluciones

La jornada también ha expuesto una serie de novedades para el sector MICE. Meritxell Miró ha repasado las nuevas aperturas del grupo alrededor del mundo. Anna Bayarri, directora de ventas de Meliá Hotels International, ha detallado las reformas llevadas a cabo en el Palau de Congressos en cuanto a soluciones tecnológicas implementadas y ampliación y adecuación de espacios exteriores.
El hotel Torre Melina Gran Meliá también ha sido objeto de una profunda puesta al día tras una inversión de 40 M€. Contará con un nuevo restaurante para 120 personas y con un rooftop que podrá albergar hasta 400 personas que podrán disfrutar de unas espectaculares vistas a la ciudad condal.

Aleix García-Cros, CEO de Rent Multimedia, empresa que ejerce como interlocutor único como asesor técnico para eventos, producción y creación de contenidos, ha dado a conocer los servicios y funcionalidades de la empresa encargada de implementar las soluciones audiovisuales en el Torre Melina Gran Meliá y el Palau de Congressos.

La jornada ha concluido con una visita a ambas instalaciones, objeto de una profunda transformación que los devuelve a la primera línea nacional e internacional de la organización de eventos profesionales.

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